Alles über Spesen
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Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen

Mit Spesen Steuern sparen

Kosten für Restaurants und Hotels gehen ganz schön ins Geld. firmenauto sagt, welche Verpflegungspauschalen Sie nach der Dienstreise absetzen können.

Ständig geschäftlich auf Achse zu sein, bedeutet Mehrkosten. Für Übernachtungen, fürs Essen im Restaurant, die Toilette an der Raststätte. All dies und vieles mehr kann man bei der Einkommensteuererklärung absetzen. Viele Firmen bezahlen ihren Mitarbeitern Spesen. Wenn die sich am sogenannten amtlichen Sachbezugswert orientieren, also dem Satz, den das Finanzamt für angemessen hält, kann der Mitarbeiter natürlich keine weiteren Kosten steuerlich absetzen. Was als Werbungskosten gilt und was nicht, regelt Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes. 

Verpflegung: Kommt drauf an, wer bezahlt

Die sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen etwa. Wieviel der Mitarbeiter fürs teuer eingekaufte Mittag- oder Abendessen ansetzen darf, hängt davon ab, wie lange er geschäftlich unterwegs ist. Und zwar ab Abfahrt zuhause beziehungsweise der Firma. Ab acht Stunden akzeptieren die Finanzbeamten in Deutschland jeweils 12 Euro bei den Werbungskosten, ab 24 Stunden jeweils 24 Euro.

Zoom Raststätte Essen Foto: Gundel Jacobi
Selbst der Burger an der Autobahn kann das Spesenkonto ganz schön belasten.

Aber Vorsicht: Bekommt der Kollege unterwegs eine Mahlzeit gestellt, wird der Werbungskostenabzug gekürzt – und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen. Das entspricht einer Kürzung um 4,80 beziehungsweise 9,60 Euro. Allerdings nur, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt. 

Beispiel: Das Unternehmen schickt Kollege Maier auf ein eintägiges Seminar inklusive Mittagsbuffet. Maier startet um 6 Uhr und kommt um 19 Uhr wieder zuhause an, ist also 13 Stunden unterwegs. Natürlich hatte sein Chef nicht selbst gekocht. Aber er hatte veranlasst, dass Maier sich auf Firmenkosten am Buffet bedient. Also kann Maier nicht 12 Euro als Werbungskosten ansetzen, sondern nur 2,40 Euro, da er fürs Mittagessen 9,60 Euro abziehen muss.

Einen Sonderfall stellen nächtliche Dienstreisen dar. Wer beispielsweise abends um 19 Uhr startet und erst um 4 Uhr morgens wieder zuhause ist, darf die Zeiten beider Tage zusammenrechnen. Kommt er auf mehr als acht Stunden, so kann er ebenfalls pauschal 12 Euro ansetzen.
 
Freizügiger ist das Finanzamt, wenn ein Mitarbeiter von einem externen Geschäftspartner eingeladen wird. Dieses Geschäftsessen mindert seine Werbungskosten nicht. Und falls seine Firma ihm eine Verpflegungspauschale bezahlt, darf er die komplett einstecken.
 
Manche Unternehmen setzen jedoch eigene Reisekostenregelungen auf, als Teil des Arbeitsvertrags. Da das Unternehmen nicht verpflichtet ist, Spesen zu bezahlen, kann es die Spielregeln bestimmen. Der Chef könnte also verlangen, dass der Mitarbeiter solche Einladungen angibt, um ihm dann den Tagessatz zu kürzen. Das muss der Kollege zwar hinnehmen. Steuerlich aber kann er die Differenz am Jahresende geltend machen.
 

Sonderfall Galadinner

Bei besonders aufwendigen Geschäftsessen kommt wieder der amtliche Sachwertbezug ins Spiel, zumindest, wenn die eigene Firma einlädt. Denn die Finanzbeamten akzeptieren nur Beträge bis 60 Euro, inklusive Getränken. Was darüber hinausgeht, gilt als Belohnungsessen, das der Arbeitnehmer versteuern muss.

Beispiel: Eine Firma prämiert jedes Jahr die erfolgreichsten Geschäftspartner und ehrt sie auf einer großen Abendveranstaltung. Natürlich sind auch die eigenen Mitarbeiter dabei, schließlich gilt es, Kontakte zu pflegen. Der Caterer stellt dem Unternehmen fürs Galadinner pro Person 100 Euro inklusive Getränke in Rechnung. Die muss der Chef seinen Mitarbeitern auf den Arbeitslohn aufschlagen, damit sie das Essen als geldwerten Vorteil versteuern. Im Gegenzug können die Mitarbeiter die volle Verpflegungspauschale bei der Steuer geltend machen, müssen also nichts fürs Abendessen abziehen.

Auslandsreisen: 18 bis 80 Euro pro Tag

Fürs Ausland gelten bei den Verpflegungsmehraufwendungen andere Beträge. Je nach Region betragen sie zwischen 18 Euro bei Reisen nach Bosnien-Herzegowina bis zu 80 Euro in Norwegen. Bei eintägigen Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Wichtig zu wissen, wenn man beispielsweise zur Montage oder als Berater ins Ausland geschickt wird.

Zoom Restaurant Paris Foto: Karl-Heinz Augustin
Für Reisen ins Ausland gibt es teils deutlich höhere Spesensätze als in Deutschland.

Grundsätzlich gibt’s die Verpflegungspauschale maximal für drei Monate am Stück. Und noch ein Sonderfall: Bei Fährüberfahrten ist das für Luxemburg geltende Tagegeld (aktuell 32 beziehungsweise 47 Euro) und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Unterkunft: Der Trick mit dem Frühstück

Wer länger unterwegs ist, muss übernachten. Grundsätzlich kann man die Kosten fürs Hotel absetzen, und zwar ohne Verpflegung. Oft weist die Rechnung aber nur einen Gesamtpreis auf. Bei einer Tagespauschale beispielsweise lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen. In diesem Fall muss der Mitarbeiter den Gesamtpreis um die die Verpflegungssätze für Frühstück oder Mittagessen kürzen.

Beispiel: Auf einer zweitägigen Reise stellt das Hotel die Rechnung als Pauschalarrangement in Höhe von 90 Euro auf den Arbeitgeber aus. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Der Chef zieht 4,80 Euro fürs Frühstück ab (20 Prozent von 24 Euro) und überweist dem Mitarbeiter steuerfrei 85,20 Euro. Dann bleibt dem Angestellten die volle Verpflegungspauschale von 24 Euro (je 12 Euro für An- und Abreisetag) erhalten, denn sonst würde er das Frühstück ja zweimal bezahlen. Oder der Chef bezahlt die gesamten 90 Euro. Dann steht den Mitarbeiter nur eine ums Frühstück gekürzte Verpflegungspauschale in Höhe von 19,80 Euro zu. Wie man rechnet, kommt man aufs selbe Ergebnis.

Ungünstig für den Mitarbeiter ist es, wenn die auf seinen Namen ausgestellte Rechnung ein teures Frühstück separat ausweist. Beispiel: Zum 180 Euro teuren Zimmer des Fünf-Sterne-Hotels kommen 40 Euro fürs morgendliche Buffet. Dann darf der Chef 204 Euro steuerfrei erstatten (180 Euro plus zweimal 12 Euro für die Verpflegung). Auf der Differenz in Höhe von 16 Euro bleibt der Mitarbeiter aber sitzen. Gleiches gilt, wenn der Chef die Hotelkosten gar nicht übernimmt: Absetzen kann der Mitarbeiter nur die Übernachtung plus die zweitägige Pausche in Höhe von 204 Euro.

Einen Eigenanteil muss auch übernehmen, wer Gattin oder Ehemann auf eine mehrtägige Dienstreise mitnimmt. Das Finanzamt akzeptiert nur den günstigeren Preis eines Einzelzimmers.

Da können Fernfahrer einfacher rechnen, haben sie doch meist ihr Bett dabei. Übernachten sie auf Rastplätzen in den Schlafkabinen ihrer Fahrzeuge, kostet sie das in der Regel nichts. Trotzdem haben sie Ausgaben: für Toilette und Dusche am Rasthof oder für die Reinigung ihrer Bettwäsche. Diese Kosten müssen sie laut den Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen für einen Zeitraum von drei Monaten mit Belegen nachweisen. Gibt es keine Quittungen, darf geschätzt werden. Nach einem Urteil des Finanzgerichts München vom September 2015 (Az. 7 K 2393/13) sind fünf Euro pro Nacht "keinesfalls überhöht".

Pendlerpauschale

Zu guter Letzt können Arbeitnehmer die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. Aber wie, nach der Pendlerpauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer oder der Reisekostenpauschale von 30 Cent pro Kilometer für Hin- und Rückfahrt? Hier kommt der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" – einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung – ins Spiel. Lkw-Fahrer etwa, die praktisch durchgehend unterwegs sind, haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Ihr Lastwagen gilt nicht als ortsfeste Einrichtung. Somit müssten sie die Fahrtkosten zur Firma eigentlich mit der Reisekostenpauschale von 30 Cent für Hin- und Rückfahrt steuerlich absetzen können. Dem ist aber nach einem Urteil des Finanzgerichts Nürnberg vom Mai 2016 (Az. 4 K 1536/15) nicht so. Denn sobald ein Fahrer seinen Lkw oder auch seinen Lieferwagen regelmäßig in der Firma oder an einem anderen festen Ort übernimmt, handelt es sich um einen vom Arbeitgeber festgelegten Sammelpunkt. Die Fahrtkosten dorthin sind dann nur mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar, also nur mit 30 Cent für die einfache Strecke.

Zoom Scania R 730 Foto: Karl-Heinz Augustin
Lkw-Fahrer rechnen einfach, Hotelkosten fallen nur selten an.

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Datum

5. April 2018
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